Per dimostrare la conformità del prodotto ai requisiti essenziali, la maggior parte delle Direttive del Nuovo Approccio prescrivono al Fabbricante di documentare le scelte progettuali e costruttive adottate: questi riscontri sono cioè lo strumento con cui il Fabbricante può dimostrare di aver soddisfatto i requisiti essenziali e le norme applicabili.

Questa documentazione permette inoltre di definire la destinazione d’uso della macchina per verificare la correttezza del suo uso e l’adeguatezza delle azioni per mantenerla in efficienza durante tutta la sua esistenza, fino allo smantellamento finale.

La [1] Direttiva Macchine non si discosta da questa linea procedurale: in caso di contestazione da parte degli Enti nazionali preposti, il Fabbricante deve fornire la dimostrazione oggettiva e documentale della sicurezza del suo prodotto e di come sono stati soddisfatti i requisiti applicabili alla sua macchina.

Questa documentazione prende il nome di [2] Fascicolo Tecnico della costruzione.

Nella Decisione 90/683/CEE del 13.12.90, il Consiglio delle Comunità Europee ha deciso che “L’obiettivo essenziale di una procedura di verifica della conformità è quello di permettere all’autorità pubblica di assicurarsi che un prodotto immesso sul mercato sia conforme ai requisiti espressi nelle disposizioni delle direttive, in particolare per quanto concerne la salute e la sicurezza degli utilizzatori e dei consumatori”.

Viene quindi sancito quanto già detto in precedenza, e cioè che l’autorità “presume” non conforme il prodotto fino a che il Fabbricante non dimostra documentalmente la correttezza della costruzione e dell’immissione sul mercato.