Gli organismi notificati sono laboratori o organismi di certificazione, segnalati da ciascun stato membro alle autorità competenti a livello europeo, a cui è stato affidato l’incarico di verificare la conformità dai prodotti oggetto della Direttiva Macchine (e delle altre direttive nuovo approccio) rispetto ai requisiti fissati dalla stessa, nei casi e secondo le modalità previsti.

Gli elenchi degli organismi notificati vengono periodicamente pubblicati sulla Gazzetta Ufficiale dell’Unione Europea (GUUE).

Il Fascicolo Tecnico non deve documentare il know-how tecnologico del fabbricante: deve essere composto da tutti e soli quei documenti (ad esempio disegni, calcoli di dimensionamento, ecc.) che dimostrano come il fabbricante ha soddisfatto i requisiti essenziali di sicurezza della macchina. La caratteristica principale del Fascicolo Tecnico deve perciò essere l’agilità: deve essere strutturato secondo le esigenze del fabbricante, in funzione della tipologia di macchina, delle procedure interne di archiviazione dei documenti, della tipologia di costruzione (serie o esemplare unico), ecc.

Il Fascicolo Tecnico deve essere conservato da chiunque immetta la macchina sul mercato comunitario, indipendentemente dalla provenienza della macchina stessa, ovvero da chi si assume la responsabilità civile e legale delle conseguenze legate all’uso della macchina all’interno della Comunità. La disponibilità deve essere garantita per almeno 10 anni a decorrere dalla data di immissione sul mercato della macchina o dell’ultimo esemplare di macchina se si tratta di una fabbricazione in serie.

Devono comunque essere rispettate le specifiche prescrizioni in materia di disponibilità della documentazione previste da tutte le normative applicabili alle macchine (ad esempio Responsabilità per i danni derivanti da difetti del prodotto - Direttiva 85/374/CEE).

Ricordiamo infine che il Cliente non può mai avvalersi della Direttiva per esigere la presentazione del Fascicolo Tecnico: tale prerogativa è riservata alle sole autorità nazionali competenti.

Il Fascicolo Tecnico deve perciò giustificare come sono stati affrontati e risolti i rischi legati all’uso normale della macchina e al suo impiego ragionevolmente prevedibile, durante il periodo di vita previsto per la macchina (dall’immissione sul mercato alla sua dismissione dall’uso). Poiché il Fascicolo Tecnico deve essere disponibile per lungo tempo (almeno 10 anni) esso costituisce l’unico mezzo di cui il fabbricante dispone per poter ricostruire a posteriori la propria buona fede al momento dell’apposizione della marcatura CE.

Infine, nel caso che la macchina rientri in una delle tipologie elencate nell’Allegato IV della Direttiva, il Fascicolo Tecnico è lo strumento primario di valutazione della conformità della macchina e deve essere sottoposto perciò all’Organismo Notificato prescelto che, sulla base dei suoi contenuti e dell’esame di un esemplare della macchina, emette il certificato.

Non esistono regole specifiche sul tipo e sul numero di documenti da allegare al Fascicolo Tecnico: esso deve essere un documento snello, facilmente consultabile, gestito e inserito nell’archivio dei documenti di lunga conservazione dell’azienda.