Per dimostrare la conformità del prodotto ai requisiti essenziali, la maggior parte delle Direttive del Nuovo Approccio prescrivono al Fabbricante di documentare le scelte progettuali e costruttive adottate: questi riscontri sono cioè lo strumento con cui il Fabbricante può dimostrare di aver soddisfatto i requisiti essenziali e le norme applicabili.

Questa documentazione permette inoltre di definire la destinazione d’uso della macchina per verificare la correttezza del suo uso e l’adeguatezza delle azioni per mantenerla in efficienza durante tutta la sua esistenza, fino allo smantellamento finale.

La Direttiva Macchine non si discosta da questa linea procedurale: in caso di contestazione da parte degli Enti nazionali preposti, il Fabbricante deve fornire la dimostrazione oggettiva e documentale della sicurezza del suo prodotto e di come sono stati soddisfatti i requisiti applicabili alla sua macchina.

Questa documentazione prende il nome di Fascicolo Tecnico della costruzione.