Tra la documentazione tecnica delle macchine c’è il Manuale con le Istruzioni per l’Uso è redatto dal fabbricante, dal suo mandatario o dal suo rappresentante e messo a disposizione dell’utilizzatore. Esso è obbligatorio e fa parte del Fascicolo Tecnico di costruzione.

Il Manuale è parte integrante della macchina e deve quindi essere consegnato all’utilizzatore insieme ad essa. La documentazione commerciale della Macchina non deve essere in contrasto con quanto specificato nelle istruzioni per l’uso, specialmente per gli aspetti della sicurezza.

Il Fabbricante, dopo aver dimostrato che la macchina è conforme, si assume la piena responsabilità della sicurezza impianti.

Deve inoltre essere in grado di giustificare le scelte tecniche adottate nel caso di richiesta motivata da parte degli organismi di controllo: per questo è necessario dotarsi degli strumenti di gestione della documentazione per tutto il periodo fissato per legge (10 anni dall’immissione sul mercato).

La gestione della documentazione della progettazione, della costruzione e dei controlli eseguiti deve perciò garantire la possibilità di rintracciare le informazioni relative a produzioni anche lontane nel tempo. La formalizzazione di un Sistema Qualità aziendale è la logica premessa per un agevole controllo della propria responsabilità.

Per dimostrare al committente la conformità della sua macchina, il fabbricante deve: